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Lei do Bem: Como melhorar os controles existentes

Bons controles apoiam na expansão dos benefícios e segurança.

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O principal incentivo fiscal previsto pela Lei do Bem (Lei nº 11.196/2005) é a exclusão adicional dos dispêndios de pesquisa e desenvolvimento das bases de cálculo de IRPJ e CSLL.

Para obter o benefício da exclusão adicional é indispensável que a empresa realize investimentos em pesquisa e desenvolvimento que são comprovados através de gastos em projetos de inovação enquadrados nos critérios da Lei do Bem.

A apuração do benefício deve considerar as seguintes fases:

  1. Entendimento e  análise dos projetos;
  2. Enquadramento dos projetos como inovação tecnológica;
  3. Levantamento dos dispêndios vinculados aos projetos enquadráveis;
  4. Classificação da elegibilidade dos dispêndios de acordo com a legislação;
  5. Cálculo do benefício.

Não é a inovação em si que é objeto dos benefícios fiscais previstos na citada Lei, mas sim as atividades de inovação e os dispêndios incorridos com o desenvolvimento tecnológico.

Diante disso, além da inovação, é indispensável que a empresa mantenha bons controles dos seus projetos para que apure o referido incentivo fiscal.

Para entender quais são os principais controles financeiros necessários. Leia também: Lei do Bem não pode ser commodity na gestão tributária

A seguir, apresentamos algumas dicas para aperfeiçoar esses controles.

Mapeamento dos projetos

Os projetos de inovação são requisitos obrigatórios para utilização da Lei do Bem. Para assegurar que todos os projetos estão sendo analisados e fomentar a inovação interna, é recomendado:

  • Elaborar um portfólio para centralizar a captura dos projetos da empresa considerando todas as áreas (com projetos core, transformacionais e adjacentes);
  • Criar um canal online ou formulários padronizados para atualização periódica do portfólio;
  • Criar um canal para veiculação de campanhas internas de inovação e fomentar a manifestação de ideias;
  • Realizar treinamentos constantes para alinhamento dos conceitos de inovação, tendências tecnológicas.

O mais importante para o mapeamento e identificação dos projetos, é manter uma base consolidada abrangendo os projetos de todas as áreas da empresa para facilitar a conexão das atividades com inovação tecnológica, ampliar a visão e assim possibilitar a maximização dos incentivos fiscais.

Recursos Humanos:

Os recursos humanos compõem os gastos dos projetos e em geral representam os maiores valores envolvidos.

Os relatórios de recursos humanos precisam ser integrados à rotina dos colaboradores e controlados de forma tempestiva e consistente.

Para controlar as horas dispendidas com os projetos de inovação, é indispensável implementar o apontamento de horas por projeto e por colaborador contendo, no mínimo:

  • nome do projeto,
  • matrícula do colaborador,
  • cargo,
  • data de entrada,
  • descrição das atividades realizadas,
  • quantidade de horas dedicadas no projeto.

Em seguida, é necessário valorizar as referidas horas junto ao departamento pessoal da empresa de acordo com as verbas salariais (salários, encargos trabalhistas e sociais e benefícios, estes últimos desde que concedidos a todos os colaboradores).

É necessário ainda, levantar os dados pessoais como CPF e escolaridade para fins do cálculo de incremento de pesquisadores e prestação de contas.

A otimização dos controles relacionados aos Recursos Humanos está diretamente relacionada ao monitoramento dos apontamentos de horas junto às equipes dedicadas aos projetos e integração com o departamento pessoal.

Outros dispêndios:

Além dos recursos humanos, outros dispêndios nacionais podem compor a base de cálculo do benefício como:

  • Capacitação interna diretamente relacionada ao desenvolvimento dos projetos;
  • Materiais de consumo;
  • Serviços de apoio técnico;
  • Viagens;
  • Contratação de serviços de PD&I (ME, EPP, universidade, IP e inventor independente).

As premissas básicas para considerar os referidos dispêndios na base de cálculo são a rastreabilidade contábil e a vinculação dos gastos aos projetos de inovação.

Para garantir a rastreabilidade contábil, é recomendado utilizar as razões contábeis ou relatórios gerenciais que podem ser vinculados à contabilidade através de parâmetros internos.

É possível realizar a vinculação dos dispêndios aos projetos através de elementos de parametrização sistêmica como centros de custos específicos, Plano de Estrutura do Projeto (PEP), ordens internas ou outros coletores de custo disponibilizados pelo sistema operacional utilizado pela empresa. O mais importante é possibilitar a segregação dos lançamentos referente aos projetos de inovação dos demais lançamentos.

Diante disso, os relatórios de dispêndios precisam conter, no mínimo:

  • nome do projeto,
  • data do lançamento,
  • conta contábil,
  • histórico,
  • fornecedor,
  • moeda da transação,
  • valor e documento de compra.

Caso a empresa utilize rateios de forma uniforme e consistente ao longo do tempo e não possua os dispêndios vinculados especificamente aos projetos, é necessário manter a base de cálculo e todo o racional utilizado.

Benefícios

O aprimoramento dos controles existentes pode resultar em ganhos significativos como a maximização do incentivo fiscal da exclusão adicional, eficiência na gestão dos projetos e maturidade da empresa para utilizar outros instrumentos de fomento à inovação como fomento reembolsável, não reembolsável e outros incentivos fiscais.

A ABGI também pode auxiliar a sua organização na gestão estratégica dos incentivos fiscais e na identificação das oportunidades aplicáveis a sua empresa.

Paula Aguiar é graduada em Ciências Contábeis pela Fundação Pedro Leopoldo, com experiência de mais de cinco anos em auditoria contábil. Na ABGI, atua em projetos de incentivos fiscais à inovação tecnológica da Lei do Bem, Rota 2030 e Lei de Informática com foco na apuração do cálculo dos incentivos e aspectos contábeis.


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